Cas pratique : concevoir et animer un atelier sur la transmission familiale

Deux jours. Trois générations. Quatre questions. Lorsqu’une famille décide d’entamer le dialogue sur la transmission de manière structurée, Westwick est souvent sollicité pour concevoir et animer l’atelier qui marque le début du processus. Voici ce que nous proposons.

Le mandat

Il arrive un moment où une famille décide que la transmission ne peut plus se limiter à des conversations informelles entre un parent et un enfant. En général, le déclencheur est concret : un changement de génération qui se profile, un désaccord récent qui a mis au jour des présupposés tacites, l’arrivée de beaux-parents ou de petits-enfants, ou simplement la prise de conscience que la famille s’est suffisamment agrandie pour qu’une conversation structurée s’impose désormais.

Dans ces moments-là, la mission est claire : réunir tous les membres adultes de la famille, quelle que soit leur génération ou leur rôle, dans une même pièce. Le cadre doit être neutre, les bonnes questions doivent être posées, et il s’agit de transformer ce qui est généralement une conversation délicate et repoussée en un échange productif.

Comment l’atelier est-il organisé ?

Une intervention type s’étend sur un à deux jours et comprend :

• Des entretiens préalables à l’atelier. Des conversations individuelles et confidentielles avec chaque membre de la famille participant, toutes générations confondues, afin de faire émerger les véritables préoccupations avant la réunion. Ce que les gens disent en privé est rarement ce qu’ils expriment en premier devant leurs proches.
• Un ordre du jour sur mesure. Pas un modèle tout fait. Les quatre questions fondamentales ci-dessous en constituent la trame, mais l’importance accordée à chacune (et l’ordre dans lequel elles sont abordées) s’articule autour de ce que révèlent les entretiens préalables à l’atelier.
• Une animation neutre. Une tierce personne neutre et respectée anime la séance. Son rôle est de veiller à l’honnêteté de la conversation, de protéger les voix les plus discrètes, de modérer celles qui dominent et de s’assurer qu’aucune question ne soit occultée par une autre plus « confortable ».
• Un compte-rendu écrit. À l’issue de l’atelier, la famille repart avec un compte-rendu écrit de ce qui a été discuté, de ce qui a été décidé et de ce qui a été délibérément laissé en suspens. Ce document devient le point de référence pour le travail qui suivra.
• Une feuille de route pour le suivi. La plupart des décisions ne peuvent être prises en un seul atelier. La feuille de route définit les prochaines étapes (conception de la gouvernance familiale, pactes d’actionnaires, formation de la prochaine génération, composition du conseil d’administration) et aide la famille à les organiser dans l’ordre.

Les quatre questions sur lesquelles nous revenons le plus souvent

1. L’objectif à long terme. Que souhaitons-nous accomplir en tant que famille pour nous démarquer ? Telle est la véritable question, qui en soulève généralement une deuxième : que devons-nous changer dans notre façon de fonctionner aujourd’hui pour y parvenir ?

2. La prochaine génération. Comment nous assurer que nos enfants et petits-enfants disposent des outils nécessaires pour devenir des dirigeants efficaces, ou des actionnaires efficaces, de l’entreprise familiale, s’ils choisissent de le devenir ?

3. La gouvernance familiale. Quels processus, comités ou conseils garantissent que chaque voix soit entendue lors de la prise de décisions majeures, sans pour autant rendre ces décisions impossibles à prendre ?

4. Les règles familiales. Comment séparer la vie professionnelle de la vie familiale ? Et quelles règles de base empêchent le temps passé en famille de se transformer en une énième réunion de direction ?

À quoi ressemble un atelier réussi ?

Certaines de ces questions trouvent rapidement une réponse. D’autres amènent la famille à reformuler la question qu’elle se posait au départ, ce qui est généralement la source des enseignements les plus précieux.

Pour la famille, l’objectif n’est pas de quitter la salle avec toutes les questions résolues. Il s’agit de quitter la salle après avoir correctement posé ces questions, après avoir écouté chaque génération, et après s’être mis d’accord sur les points à traiter ensuite, par qui et dans quels délais.

Ce que nous faisons pour les familles

Un ou deux associés de Westwick planifient, organisent et animent l’atelier. Nous restons impliqués aussi longtemps que la famille le souhaite, que ce soit pour la conception de la gouvernance, les pactes d’actionnaires, le programme dédié à la prochaine génération ou tout mandat spécifique découlant de l’atelier. Ou bien nous nous retirons proprement, en laissant à la famille le document, la feuille de route et le dialogue correctement engagé.

Dans tous les cas, le critère de réussite est le même que pour chaque mission : lorsque nous partons, la famille a retrouvé son mode de fonctionnement habituel, avec un dialogue sur la transmission désormais vivant, structuré et qu’elle est désormais seule à mener.

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